Gérer et valoriser ses archives

1. Respect des obligations légales 
   L’archivage des documents administratifs est encadré par un ensemble de textes légaux et réglementaires, visant à garantir la conservation des documents selon des règles strictes et dans un délai défini. Chaque collectivité doit se conformer à ces obligations pour éviter des sanctions en cas de non-respect. 
2. Sécurisation de l’information 
   En conformité avec le RGPD, une gestion efficace des archives assure l’anonymisation, la protection et l’accessibilité des documents et données sensibles uniquement aux personnes habilitées. Cela permet également de prévenir toute perte d’information et d’assurer l’authenticité et l’intégrité des documents.
3. Optimisation de la gestion documentaire 
   Une bonne gestion des archives permet d’organiser les documents de manière efficace, facilitant ainsi la recherche, la consultation et le partage d’informations au sein des services de la collectivité. 

1. Évaluation et tri des documents 
   Il est important de procéder à une évaluation systématique des documents produits ou reçus par la collectivité. Cette étape consiste à définir la valeur administrative, juridique et historique de chaque document, afin de déterminer sa durée de conservation. 
2. Classement et organisation 
   Les documents doivent être classés en fonction de leur typologie (courrier, rapports, délibérations, etc.) et selon des critères définis (par exemple, la date, le type de document ou le service concerné). Dans un contexte d’archivage électronique, un système de gestion documentaire (GED) peut faciliter cette organisation.
3. Conservation et élimination 
   Certains documents doivent être conservés de manière définitive à des fins historiques, tandis que d’autres peuvent être éliminés une fois la durée d’utilité administrative échue. Les archives proposées à la destruction sont mentionnées dans un bordereau d’élimination soumis au visa du directeur des archives départementales qui assure, par délégation préfectorale, le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques. La destruction des archives doit être réalisée de manière sécurisée par un prestataire agréé devant fournir un certificat de destruction, pour protéger les informations sensibles.
4. Mise à jour et suivi 
   L’archivage est un processus continu. Il est essentiel de mettre à jour régulièrement la gestion des archives, notamment pour intégrer les nouveaux documents et vérifier la conformité des archives existantes. 

Le Centre de Gestion du Finistère propose un accompagnement complet pour la gestion des archives : mise en place d’un système et de procédures d’archivage, conseils et accompagnement, sensibilisation/formation des agents.

Outre l’archivage papier, nous pouvons travailler sur des modules spécifiques d’archivage : 

• Archivage électronique : audit numérique, traitement de vos documents électroniques, refonte des arborescences, mise en place d’une charte de nommage… 
• Procès-verbal de récolement : document obligatoire à établir à chaque renouvellement des élus dans le cadre d’une élection. 
• Réalisation d’une photothèque. 
• Valorisation des documents d’archives : rédaction d’articles, exposition, accueil de scolaires… 

Les avantages de la prestation : 

• Permettre une meilleure gestion de l’espace. 
• Éviter les pertes de temps et d’information. 
• Participer à l’efficacité administrative et comptable. 
• Protéger ses droits en cas de contentieux et justifier son activité lors d’un contrôle. 
• Se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents. 
• Participer à la construction de l’histoire de l’organisme.