Maintenir et actualiser les dossiers individuels
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Qu’est-ce qu’un dossier individuel d’un agent public ?
Le dossier individuel est un document unique constitué dès la prise de fonction de l’agent, qu’il soit fonctionnaire titulaire, stagiaire ou agent contractuel. Il centralise toutes les pièces relatives à sa situation administrative et à l’évolution de sa carrière.
Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’agent, notamment :
- Actes de recrutement : arrêtés de nomination, contrats de travail.
- Évolution de carrière : avancements, promotions, reclassements.
- Formations suivies : attestations, diplômes obtenus.
- Congés et absences : congés annuels, maladies, maternité/paternité.
- Sanctions disciplinaires : décisions et pièces associées.
- Correspondances administratives : échanges ayant une incidence sur la situation de l’agent.
Il est important de noter que certaines informations sont interdites dans le dossier, telles que les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent.
Support du dossier
Le dossier individuel peut être géré sous format papier ou électronique. En cas de gestion électronique, les conditions de création et de conservation doivent respecter les dispositions légales en vigueur.
Conservation et archivage
Les documents du dossier individuel doivent être conservés selon les durées légales d’archivage. Certaines pièces, comme les actes de nomination, doivent être conservées de manière permanente, tandis que d’autres ont des durées de conservation spécifiques.
Consultation du dossier
L’agent a le droit de consulter l’intégralité de son dossier individuel sur simple demande. Cette consultation doit se faire dans les locaux de l’administration, sous surveillance, afin de garantir la confidentialité des informations.